Расскажите нам о своей задаче
Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь на использование cookie
Разработали телеграм-бота, который автоматически создает техзадания для авторов
Продумали логику скрипта, создали проект в Google Cloud и значительно облегчили работу редактора. Выполнили задачу силами разработчика Рыбы
Мы в Рыбе ежемесячно пишем 150+ статей для ПромоСтраниц. На каждую статью делаем отдельное техзадание (ТЗ) в гугл-документе, где указываем дедлайны, прикладываем бриф клиента и даем другую фактуру.
Прежде чем начать работу, мы делаем заходы — это короткие тезисы будущих текстов. Все их пишем в одном гугл-документе, потому что так удобнее всем: авторам, редакторам и клиентам. Далее каждый заход нужно перенести в отдельный гугл-документ.
Ответственный редактор вручную создает каждое ТЗ и тратит на рутинную работу ценное время. Вот что ему приходится делать:
На эти рутинные действия редактор тратит около 30 минут, если нужно сделать шесть ТЗ за раз. Плюс однообразная работа утомляет и съедает много сил и внимания. Учитывая, что редактор — специалист высокого уровня, выходит, что мы забиваем гвозди микроскопом.
Прежде чем начать работу, мы делаем заходы — это короткие тезисы будущих текстов. Все их пишем в одном гугл-документе, потому что так удобнее всем: авторам, редакторам и клиентам. Далее каждый заход нужно перенести в отдельный гугл-документ.
Ответственный редактор вручную создает каждое ТЗ и тратит на рутинную работу ценное время. Вот что ему приходится делать:
- Создать новые гугл-документы. Если будущих статей шесть, значит, надо сделать шесть новых ТЗ.
- В каждый гугл-документ перенести ТЗ из заходов.
- Сделать папки на гугл-диске для будущих обложек и иллюстраций.
- Загрузить бриф клиента на гугл-диск и приложить ссылку на него в ТЗ.
- Прописать дедлайны.
- Приложить важные комментарии от клиента.
На эти рутинные действия редактор тратит около 30 минут, если нужно сделать шесть ТЗ за раз. Плюс однообразная работа утомляет и съедает много сил и внимания. Учитывая, что редактор — специалист высокого уровня, выходит, что мы забиваем гвозди микроскопом.
Так выглядит начало нашего ТЗ в гугл-документах
Задача
Разработать телеграм-бота, который взял бы на себя большую часть рутинной работы по созданию ТЗ.
Что мы сделали
Продумали логику скрипта для создания гугл-документов и переноса в них ТЗ
Для работы с гугл-документами, диском и таблицами мы зарегистрировали проект в Google Cloud и открыли все нужные доступы к API. Это обязательный шаг. А дальше начали разрабатывать логику скрипта. Вот какие задачи решили:
- Создали функцию для надежного копирования ТЗ без ошибок. Каждый гугл-документ с заходами уникален: количество ТЗ и их объем всегда разный. Именно поэтому мы придумали универсальную систему, которая одинаково хорошо будет работать с любыми гугл-документами.
- Внедрили скрипт для создания ссылок на бриф клиента. В большинстве случаев бриф мы получаем Excel-файлом. Его приходится загружать на гугл-диск, а потом ставить ссылку в документы с ТЗ. Мы разработали функцию, которая выполняет эти действия автоматически, — ей достаточно передать файл.
- Автоматизировали создание папок на гугл-диске. Скрипт создает папки для выгрузки иллюстраций и обложек, а потом прикладывает ссылки на них в документах. Так мы еще больше разгружаем редактора от рутинной работы.
Создали телеграм-бота с удобным интерфейсом
После создания скрипта для работы с сервисами Гугла мы приступили к разработке телеграм-бота. Команда попросила, чтобы интерфейс был понятным и не перегруженным. И по возможности нужно было уменьшить количество шагов, где надо вписывать данные вручную — всегда есть риск ошибиться и, например, вместо 1 ткнуть на 2. В итоге результат работы бота мог оказаться непредсказуемым.
Мы учли все пожелания и за две недели написали код бота. Вот как он работает:
На всё уходит 2−5 минут. Скорость работы зависит от количества ТЗ: на 2 штуки уйдет 2 минуты, на 15 штук — 5 минут.
Редактор почти ничего не делает вручную, только на первом шаге нужно отправлять ссылку на документ с заходами. По сути, скопировать из браузера и вставить в окошко Телеграма. Дополнительно бот проверяет валидность ссылки: она должна начинаться как «https://docs.google.com/document/d/». Если есть отличие, всплывает предупреждение и редактор не сможет перейти на следующий шаг. Так мы исключили человеческий фактор, когда есть риск передать вместо нужной ссылки неподходящую.
На каждом следующем шаге редактору не нужно вручную передавать данные. Например, даты дедлайнов выбираются в календаре.
Мы учли все пожелания и за две недели написали код бота. Вот как он работает:
- Редактор передает боту ссылку на гугл-документ с заходами.
- Указывает, какие темы из документа берем.
- Прикладывает файл с брифом.
- Обозначает в календаре дедлайны для авторов: когда принести план, драфт и финал.
- Получает готовые документы с ТЗ.
На всё уходит 2−5 минут. Скорость работы зависит от количества ТЗ: на 2 штуки уйдет 2 минуты, на 15 штук — 5 минут.
Редактор почти ничего не делает вручную, только на первом шаге нужно отправлять ссылку на документ с заходами. По сути, скопировать из браузера и вставить в окошко Телеграма. Дополнительно бот проверяет валидность ссылки: она должна начинаться как «https://docs.google.com/document/d/». Если есть отличие, всплывает предупреждение и редактор не сможет перейти на следующий шаг. Так мы исключили человеческий фактор, когда есть риск передать вместо нужной ссылки неподходящую.
На каждом следующем шаге редактору не нужно вручную передавать данные. Например, даты дедлайнов выбираются в календаре.
Календарь также сделали защищенным от ошибок. Если случайно нажать не на ту дату, ничего страшного: дедлайны можно менять сколько угодно. Без подтверждения правильности дат бот не перейдет на следующий шаг
При выборе номеров ТЗ они отмечаются галочкой. Их также можно менять сколько угодно
После указания всех данных редактору остается только подождать несколько минут. Бот принесет нужное количество ТЗ и красиво оформит сообщение: зашьет ссылки в нужные слова.
Сообщение редактор может просто переслать в чат, дополнительно форматировать ничего не нужно
Результаты
Раньше редактор тратил до 30 минут на шесть ТЗ, теперь это время сократилось примерно в пять раз. И на пачку техзаданий уходит около 5−6 минут. За месяц выходит экономия 25 часов, если в день надо делать две пачки ТЗ. А еще редактор экономит силы и не утомляется от рутинной работы.
Конечно, часто есть и дополнительная работа, которую никак не автоматизировать. Например, перенести комментарии клиента, приложить ссылки на полезные ресурсы. Но благодаря боту 80% работы выполняется автоматически.
Конечно, часто есть и дополнительная работа, которую никак не автоматизировать. Например, перенести комментарии клиента, приложить ссылки на полезные ресурсы. Но благодаря боту 80% работы выполняется автоматически.
