Читайте в Телеграме, как писать и заказывать контент
бизнесу

Что такое аутсорсинг и как делегировать работы по контенту

полезное
аутсорсинг
Ольга Попова
Рассказала, какие задачи бизнесу стоит отдавать на аутсорсинг и как выбрать надежного исполнителя
Чем больше у компании задач, тем сложнее ими управлять и тем выше постоянные затраты. Чтобы сэкономить время и деньги, бизнес может передать часть процессов на аутсорсинг. Разберемся, каким компаниям он нужен и какие функции можно делегировать. А еще расскажем, как выбрать агентство, если нужно перепоручить ему задачи по контент-маркетингу.

Для чего нужен аутсорсинг и чем он отличается от фриланса и аутстаффинга

Аутсорсинг — это передача непрофильных функций бизнеса сторонним организациям. Например, компании может быть невыгодно держать собственный штат охранников или бухгалтерии. Чем больше в фирме сотрудников, тем выше расходы на наем, обучение, выплаты и компенсации. Аутсорсинг позволяет владельцам бизнеса сэкономить на персонале, повысить эффективность бизнес-процессов и направить внимание на основные задачи. Среди наиболее распространенных сфер применения аутсорсинга — IT-обслуживание, строительство, логистика, маркетинг и управление кадрами.

При аутсорсинге компания-заказчик заключает договор с другой организацией и передает ей часть своих бизнес-процессов. Например, интернет-магазин обращается в контент-агентство, чтобы настроить регулярный выпуск статей в блог. В этом случае сотрудники находятся в штате компании-исполнителя, которая полностью контролирует их работу и решает вопросы трудоустройства. Заказчик ставит задачи, предоставляет всю необходимую информацию для работы и получает готовый результат.

Помимо аутсорсинга заказчик может выбрать вариант работы с исполнителями на фрилансе или на условиях аутстаффинга.

Фриланс — это сотрудничество со специалистами без трудоустройства в штат. Как правило, фрилансеры — это ИП или самозанятые. С ними подписывают договор авторского заказа, подряда или оказания услуг и поручают в основном проектные или разовые задачи. Например, компания может обратиться к фрилансеру, чтобы разработать фирменный стиль для презентаций или переписать тексты на сайте.

При аутстаффинге заказчик поручает задачи компании сотрудникам сторонней организации. При этом он не делегирует бизнес-процесс, а закрывает вакансию и получает специалиста на определенный срок. Физически сотрудник работает у клиента, а фирма-исполнитель решает все вопросы, которые связаны с выплатой зарплаты, налогами, оформлением документов, трудоустройством и обучением персонала.

Как работает аутсорсинг

Когда компания переводит часть своих задач на аутсорсинг, ей нужно пройти несколько этапов.

Определиться, какие задачи она готова делегировать. На аутсорсинг можно отдать не все бизнес-процессы. Вот какой должна быть задача, которую можно перепоручить внешним исполнителям:
  • Непрофильной. Например, юридическая фирма может отдать на аутсорс создание контента для своих соцсетей, но юридические услуги она полностью оказывает сама, поскольку именно они являются ее профилем и приносят доход. Непрофильные задачи чаще всего нельзя выполнить эффективнее за счет внутренних ресурсов. Скажем, для SEO-оптимизации сайта частного детского сада в компании нет специалиста. Эффективнее и дешевле будет передать эту задачу подрядчику, чем обучать сотрудников компании или нанимать в штат дополнительного человека.
  • Не связанной с конфиденциальной информацией. Например, с ценными коммерческими сведениями или гостайной. При работе с контрагентами повышается риск утечки данных. Чтобы не повредить репутации и избежать убытков, заказчик может подписать с исполнителем соглашение о неразглашении информации.
  • Относящейся к сфере, в которой есть конкуренция среди компаний-аутсорсеров. Если заказчика не устроят услуги аутсорсера, он сможет быстро перейти к сотрудничеству с другим.

Выбрать компанию-подрядчика. Как найти надежного и опытного подрядчика, мы расскажем дальше на примере контент-агентства.

Заранее обсудить задачи и условия сотрудничества. Важно четко определить сроки и донести до исполнителя, какой результат компания хочет получить. Например, с помощью email-рассылки заказчик планирует увеличить число переходов на свой сайт.

Заключить договор. Бизнес и исполнитель-аутсорсер составляют гражданско-правовой договор на оказание услуг или выполнение работ. В нем прописывают, какие услуги требуется выполнить, в какой срок и как они будут оплачиваться, а также какие права и обязанности есть у заказчика и исполнителя. Важно определить, как стороны будут отвечать за невыполнение условий договора и что будут делать, если возникнут форс-мажорные обстоятельства.

Начать работать с аутсорсинговой компанией. Фирма-аутсорсер назначает менеджера проекта, который контролирует работу и отвечает за общение с заказчиком. Он собирает информацию для проекта, готовит необходимые документы для сотрудничества, формирует команду и организует ее обучение, если нужно. Кроме того, менеджер следит за качеством выполнения задач, дедлайнами и составляет отчеты о проделанной работе для заказчика.
Хотите стать копирайтером?
Забирайте бесплатно наш самый полный гайд для начинающих копирайтеров

Каким компаниям выгодно отдавать задачи на аутсорс

Делегировать задачи по контент-маркетингу стоит тем компаниям, которым сложно обеспечивать регулярную загрузку персонала:
  • малым и средним предприятиям;
  • стартапам, которые только ищут свою нишу и чья стратегия контент-маркетинга может еще неоднократно поменяться;
  • бизнесу на этапе запуска нового продукта или если у него есть какие-то непостоянные задачи: например, компания решила рассказать о каком-то интересном случае из своей практики на vc.ru.

Виды аутсорсинга

Существует три вида аутсорсинга. Какой из них выбрать, компании решают в зависимости от своих потребностей.

Полный аутсорсинг. Заказчик делегирует исполнителю целиком одно из направлений своей деятельности, например контент-маркетинг. В таком случае создается редакция на аутсорсе. Подрядчик выделяет и обучает команду, которая получает от клиента ТЗ, готовит статьи в СМИ и блог компании, создает лендинги, тексты рассылок и другие материалы. Состав редакции может меняться. Если задач становится больше или начинается новый проект, к работе могут подключаться дополнительные специалисты, например дизайнеры и эсэмэмщики. Когда контента нужно меньше, сокращается и размер редакции.
Выборочный аутсорсинг. Заказчик передает аутсорс-компании часть своих регулярных или проектных задач — например, заказывает лендинг, цикл статей в блог или для ПромоСтраниц. Это решение подойдет, если фирма хочет попробовать новые каналы продвижения, форматы материалов или у нее нет специалистов с нужным опытом. Кроме того, выборочный аутсорсинг можно использовать, когда нужно разгрузить собственную редакцию при большом объеме задач, а руководство не хочет увеличивать штат.
Аудит или консалтинг. Этот вариант сотрудничества дает возможность получить экспертную оценку какого-либо направления деятельности. Так, в контент-маркетинге это анализ соцсетей или блога заказчика, выявление слабых сторон контента и перспектив развития. Например, агентство поможет разобраться, соответствуют ли статьи в блоге интересам целевой аудитории компании, подскажет, о чем писать, а о чем не стоит.

Заказчик знакомит агентство со спецификой своего продукта и аудитории, целями контент-маркетинга, контент-планом, описывает проблемы, с которыми он сталкивается в работе. Исполнитель изучает материалы и проводит консультацию для руководителя направления или всей команды и дает рекомендации, какие площадки для публикаций выбирать и как конвертировать читателей в лиды. Консультация также может быть полезна, если заказчик планирует сам нанимать авторов и хочет узнать, как организовывать их работу.

Как выбрать контентное агентство на аутсорс

Мы в Рыбе уже писали статью на эту тему, поэтому кратко расскажем, что нужно сделать, чтобы делегировать агентству задачи по контенту:

1. Изучите кейсы и отзывы, чтобы понять, насколько качественно работает агентство.
Обратите внимание на то, есть ли среди клиентов агентства крупные компании: как правило, они выбирают себе в качестве посредников только профессиональных и проверенных исполнителей. Изучите примеры работ, чтобы понять, с какими задачами приходят в агентство, как их решают и какой получают результат. Почитайте отзывы об агентстве. Хорошо, если они написаны конкретными сотрудниками фирм-заказчиков, тогда можно обратиться к людям напрямую и узнать, довольны ли они работой.

2. Обсудите с агентством задачу, чтобы понять его подход к работе.
Профессионалы не бросаются сразу писать статью или делать лендинг, а сначала узнают о целях и задачах бизнеса, аудитории, какую конкретно задачу должен решать текст или проект, который заказывают. Могут предлагать альтернативные варианты. В результате вы получите материал, который действительно будет работать: приводить новых клиентов, повышать продажи или узнаваемость бренда.

3. Проверьте юридическое лицо агентства и оформите договор.
Чтобы обезопасить себя от дополнительных проверок налоговой, найдите информацию об агентстве с помощью сервиса проверки контрагентов. Такие ресурсы аккумулируют данные из официальных баз государственных органов и дают оценку надежности компаний. Договор с агентством и соглашение о неразглашении информации позволят снизить репутационные и финансовые риски в случае, если работу не выполнят в срок или произойдет утечка конфиденциальных данных.

4. Участвуйте в работе, чтобы получить качественный контент.
Хороший результат при работе на аутсорсе зависит не только от исполнителя, но и от заказчика. Он должен уделять проекту внимание, быть на связи с агентством, отвечать на вопросы, комментировать, что ему нравится или не нравится. Лучше выделить в компании отдельного сотрудника, который будет этим заниматься, чтобы исполнитель не отвлекал руководителя.

Типы оплаты

Есть три варианта, как можно оплатить услуги аутсорсинговой компании:

Оплата постфактум за реализованный проект. Например, за лендинг, статью, цепочку писем для email-рассылки. Этот тип расчетов используется чаще всего. В прайсе исполнителя может быть прописано несколько тарифов на одну услугу. Так, стоимость лендинга у одного и того же агентства зависит от его сложности. Заказчик может выбрать одностраничный или многостраничный формат, заказать разработку дизайна или использовать типовое оформление. Часто компании-аутсорсеры предлагают пакеты своих услуг, внутри которых стоимость отдельного материала бывает значительно ниже. Например, за одну статью на vc.ru заказчик заплатит 40 000 рублей, а в пакете из пяти статей — 25 000 рублей.

Когда работа окончена, клиент и исполнитель подписывают акт сдачи-приемки оказанных услуг и производят расчет.

Предоплата. Чаще всего такой тип оплаты применяется, если выполнение работы агентством требует расходов вперед.

Комиссия. Например, агентство делает рекламную кампанию и получает процент от бюджета.
Хотите еще больше советов по копирайтингу и работе редакций — подпишитесь на наш блог. Много полезных писем и чуток анонсов наших курсов, чтобы не пропустить интересное.

Как отдать задачи бизнеса на аутсорс: кратко

Передача бизнес-задач на аутсорсинг позволяет фирмам сокращать постоянные расходы, связанные с арендой, наймом и обучением персонала, уплатой налогов, и не тратить силы и время на непрофильные задачи. Вот главные рекомендации, как работать с аутсорсинговыми компаниями, на примере делегирования контент-маркетинга:
  • Определите свои потребности: какие задачи вы готовы отдать на аутсорс и какие требования к результатам вы предъявляете. Если вам нужно создать лендинг, то сначала нужно определиться, какую задачу он будет решать. Например, прогревать клиентов и подводить их к покупке товара или рассказывать об услугах и собирать контакты потенциальных покупателей.
  • Исследуйте рынок и найдите надежного исполнителя: рассмотрите репутацию, опыт, отзывы и условия сотрудничества.
  • Свяжитесь с выбранным исполнителем и обсудите свои задачи и требования, уточните детали работы.
  • Составьте юридические документы, которые будут регулировать ваши взаимоотношения: договор, соглашение о неразглашении информации, график работ.
  • Предоставьте аутсорс-компании всю необходимую для работы информацию о вашей компании, цели и задачах. Например, ознакомьте с контент-стратегией, редполитикой и tone of voice, передайте документы по проекту.
  • Совместно разработайте механизмы связи и контроля качества, назначьте ответственных сотрудников, которые будут отвечать за работу с исполнителем.
Как вам статья?
Следите за нами там, где удобно
Подпишитесь на наши соцсети или почту — там еще больше советов о контенте, редактуре и управлении командами.

Что еще почитать

    Смотреть все статьи
    Смотреть все статьи