Что такое аутсорсинг и как делегировать работы по контенту

Аутсорсинг — это передача непрофильных функций бизнеса сторонним организациям. Например, компании может быть невыгодно держать собственный штат охранников или бухгалтерии. Чем больше в фирме сотрудников, тем выше расходы на наем, обучение, выплаты и компенсации. Аутсорсинг позволяет владельцам бизнеса сэкономить на персонале, повысить эффективность бизнес-процессов и направить внимание на основные задачи. Среди наиболее распространенных сфер применения аутсорсинга — IT-обслуживание, строительство, логистика, маркетинг и управление кадрами.

При аутсорсинге компания-заказчик заключает договор с другой организацией и передает ей часть своих бизнес-процессов. Например, интернет-магазин обращается в контент-агентство, чтобы настроить регулярный выпуск статей в блог. В этом случае сотрудники находятся в штате компании-исполнителя, которая полностью контролирует их работу и решает вопросы трудоустройства. Заказчик ставит задачи, предоставляет всю необходимую информацию для работы и получает готовый результат.

Помимо аутсорсинга заказчик может выбрать вариант работы с исполнителями на фрилансе или на условиях аутстаффинга.

Фриланс — это сотрудничество со специалистами без трудоустройства в штат. Как правило, фрилансеры — это ИП или самозанятые. С ними подписывают договор авторского заказа, подряда или оказания услуг и поручают в основном проектные или разовые задачи. Например, компания может обратиться к фрилансеру, чтобы разработать фирменный стиль для презентаций или переписать тексты на сайте.

При аутстаффинге заказчик поручает задачи компании сотрудникам сторонней организации. При этом он не делегирует бизнес-процесс, а закрывает вакансию и получает специалиста на определенный срок. Физически сотрудник работает у клиента, а фирма-исполнитель решает все вопросы, которые связаны с выплатой зарплаты, налогами, оформлением документов, трудоустройством и обучением персонала.

Когда компания переводит часть своих задач на аутсорсинг, ей нужно пройти несколько этапов.

Определиться, какие задачи она готова делегировать. На аутсорсинг можно отдать не все бизнес-процессы. Вот какой должна быть задача, которую можно перепоручить внешним исполнителям:

• Непрофильной. Например, юридическая фирма может отдать на аутсорс создание контента для своих соцсетей, но юридические услуги она полностью оказывает сама, поскольку именно они являются ее профилем и приносят доход. Непрофильные задачи чаще всего нельзя выполнить эффективнее за счет внутренних ресурсов. Скажем, для SEO-оптимизации сайта частного детского сада в компании нет специалиста. Эффективнее и дешевле будет передать эту задачу подрядчику, чем обучать сотрудников компании или нанимать в штат дополнительного человека.
• Не связанной с конфиденциальной информацией. Например, с ценными коммерческими сведениями или гостайной. При работе с контрагентами повышается риск утечки данных. Чтобы не повредить репутации и избежать убытков, заказчик может подписать с исполнителем соглашение о неразглашении информации.

• Относящейся к сфере, в которой есть конкуренция среди компаний-аутсорсеров. Если заказчика не устроят услуги аутсорсера, он сможет быстро перейти к сотрудничеству с другим.

Выбрать компанию-подрядчика. Как найти надежного и опытного подрядчика, мы расскажем дальше на примере контент-агентства.

Заранее обсудить задачи и условия сотрудничества. Важно четко определить сроки и донести до исполнителя, какой результат компания хочет получить. Например, с помощью email-рассылки заказчик планирует увеличить число переходов на свой сайт.

Заключить договор. Бизнес и исполнитель-аутсорсер составляют гражданско-правовой договор на оказание услуг или выполнение работ. В нем прописывают, какие услуги требуется выполнить, в какой срок и как они будут оплачиваться, а также какие права и обязанности есть у заказчика и исполнителя. Важно определить, как стороны будут отвечать за невыполнение условий договора и что будут делать, если возникнут форс-мажорные обстоятельства.

Начать работать с аутсорсинговой компанией. Фирма-аутсорсер назначает менеджера проекта, который контролирует работу и отвечает за общение с заказчиком. Он собирает информацию для проекта, готовит необходимые документы для сотрудничества, формирует команду и организует ее обучение, если нужно. Кроме того, менеджер следит за качеством выполнения задач, дедлайнами и составляет отчеты о проделанной работе для заказчика.

Делегировать задачи по контент-маркетингу стоит тем компаниям, которым сложно обеспечивать регулярную загрузку персонала:

• малым и средним предприятиям;
• стартапам, которые только ищут свою нишу и чья стратегия контент-маркетинга может еще неоднократно поменяться;
• бизнесу на этапе запуска нового продукта или если у него есть какие-то непостоянные задачи: например, компания решила рассказать о каком-то интересном случае из своей практики на vc.ru.

Существует три вида аутсорсинга. Какой из них выбрать, компании решают в зависимости от своих потребностей.

Полный аутсорсинг. Заказчик делегирует исполнителю целиком одно из направлений своей деятельности, например контент-маркетинг. В таком случае создается редакция на аутсорсе. Подрядчик выделяет и обучает команду, которая получает от клиента ТЗ, готовит статьи в СМИ и блог компании, создает лендинги, тексты рассылок и другие материалы. Состав редакции может меняться. Если задач становится больше или начинается новый проект, к работе могут подключаться дополнительные специалисты, например дизайнеры и эсэмэмщики. Когда контента нужно меньше, сокращается и размер редакции.

Выборочный аутсорсинг. Заказчик передает аутсорс-компании часть своих регулярных или проектных задач — например, заказывает лендинг, цикл статей в блог или для ПромоСтраниц. Это решение подойдет, если фирма хочет попробовать новые каналы продвижения, форматы материалов или у нее нет специалистов с нужным опытом. Кроме того, выборочный аутсорсинг можно использовать, когда нужно разгрузить собственную редакцию при большом объеме задач, а руководство не хочет увеличивать штат.

Аудит или консалтинг. Этот вариант сотрудничества дает возможность получить экспертную оценку какого-либо направления деятельности. Так, в контент-маркетинге это анализ соцсетей или блога заказчика, выявление слабых сторон контента и перспектив развития. Например, агентство поможет разобраться, соответствуют ли статьи в блоге интересам целевой аудитории компании, подскажет, о чем писать, а о чем не стоит.

Заказчик знакомит агентство со спецификой своего продукта и аудитории, целями контент-маркетинга, контент-планом, описывает проблемы, с которыми он сталкивается в работе. Исполнитель изучает материалы и проводит консультацию для руководителя направления или всей команды и дает рекомендации, какие площадки для публикаций выбирать и как конвертировать читателей в лиды. Консультация также может быть полезна, если заказчик планирует сам нанимать авторов и хочет узнать, как организовывать их работу.

Мы в Рыбе уже писали статью на эту тему, поэтому кратко расскажем, что нужно сделать, чтобы делегировать агентству задачи по контенту:

1. Изучите кейсы и отзывы, чтобы понять, насколько качественно работает агентство.
Обратите внимание на то, есть ли среди клиентов агентства крупные компании: как правило, они выбирают себе в качестве посредников только профессиональных и проверенных исполнителей. Изучите примеры работ, чтобы понять, с какими задачами приходят в агентство, как их решают и какой получают результат. Почитайте отзывы об агентстве. Хорошо, если они написаны конкретными сотрудниками фирм-заказчиков, тогда можно обратиться к людям напрямую и узнать, довольны ли они работой.

2. Обсудите с агентством задачу, чтобы понять его подход к работе.
Профессионалы не бросаются сразу писать статью или делать лендинг, а сначала узнают о целях и задачах бизнеса, аудитории, какую конкретно задачу должен решать текст или проект, который заказывают. Могут предлагать альтернативные варианты. В результате вы получите материал, который действительно будет работать: приводить новых клиентов, повышать продажи или узнаваемость бренда.

3. Проверьте юридическое лицо агентства и оформите договор.
Чтобы обезопасить себя от дополнительных проверок налоговой, найдите информацию об агентстве с помощью сервиса проверки контрагентов. Такие ресурсы аккумулируют данные из официальных баз государственных органов и дают оценку надежности компаний. Договор с агентством и соглашение о неразглашении информации позволят снизить репутационные и финансовые риски в случае, если работу не выполнят в срок или произойдет утечка конфиденциальных данных.

4. Участвуйте в работе, чтобы получить качественный контент.
Хороший результат при работе на аутсорсе зависит не только от исполнителя, но и от заказчика. Он должен уделять проекту внимание, быть на связи с агентством, отвечать на вопросы, комментировать, что ему нравится или не нравится. Лучше выделить в компании отдельного сотрудника, который будет этим заниматься, чтобы исполнитель не отвлекал руководителя.

Есть три варианта, как можно оплатить услуги аутсорсинговой компании:

Оплата постфактум за реализованный проект. Например, за лендинг, статью, цепочку писем для email-рассылки. Этот тип расчетов используется чаще всего. В прайсе исполнителя может быть прописано несколько тарифов на одну услугу. Так, стоимость лендинга у одного и того же агентства зависит от его сложности. Заказчик может выбрать одностраничный или многостраничный формат, заказать разработку дизайна или использовать типовое оформление. Часто компании-аутсорсеры предлагают пакеты своих услуг, внутри которых стоимость отдельного материала бывает значительно ниже. Например, за одну статью на vc.ru заказчик заплатит 40 000 рублей, а в пакете из пяти статей — 25 000 рублей.

Когда работа окончена, клиент и исполнитель подписывают акт сдачи-приемки оказанных услуг и производят расчет.

Предоплата. Чаще всего такой тип оплаты применяется, если выполнение работы агентством требует расходов вперед.

Комиссия. Например, агентство делает рекламную кампанию и получает процент от бюджета.

Передача бизнес-задач на аутсорсинг позволяет фирмам сокращать постоянные расходы, связанные с арендой, наймом и обучением персонала, уплатой налогов, и не тратить силы и время на непрофильные задачи. Вот главные рекомендации, как работать с аутсорсинговыми компаниями, на примере делегирования контент-маркетинга:

• Определите свои потребности: какие задачи вы готовы отдать на аутсорс и какие требования к результатам вы предъявляете. Если вам нужно создать лендинг, то сначала нужно определиться, какую задачу он будет решать. Например, прогревать клиентов и подводить их к покупке товара или рассказывать об услугах и собирать контакты потенциальных покупателей.
• Исследуйте рынок и найдите надежного исполнителя: рассмотрите репутацию, опыт, отзывы и условия сотрудничества.
• Свяжитесь с выбранным исполнителем и обсудите свои задачи и требования, уточните детали работы.
• Составьте юридические документы, которые будут регулировать ваши взаимоотношения: договор, соглашение о неразглашении информации, график работ.
• Предоставьте аутсорс-компании всю необходимую для работы информацию о вашей компании, цели и задачах. Например, ознакомьте с контент-стратегией, редполитикой и tone of voice, передайте документы по проекту.
• Совместно разработайте механизмы связи и контроля качества, назначьте ответственных сотрудников, которые будут отвечать за работу с исполнителем.